Na potrzeby indeksacji przygotowano arkusz wzór zawierający następujące kolumny:  

– lp (liczba porządkowa)
—> liczba porządkowa  pozwala na określenie ilości wpisów w poszczególnej księdze

– sygnatura księgi
—> sygnatura  księgi jest wspólna dla całej księgi. Korzystamy z sygnatury nadanej przez Archiwum Główne Akt Dawnych

– rok wpisu
—> rok wpisu – sam rok bez podawania daty dziennej sporządzenia aktu

– numer karty
—> numer strony- jeśli księga posiada paginację stron wpisujemy numer strony według zapisu: 1, 1v, 2, 2v itd.

– rodzaj aktu
—> rodzaj wpisu  notujemy w brzmieniu oryginalnym(zwykle po łacinie) – jest on często podany w nagłówku aktu

– nazwiska osób występujących w akcie wpisujemy

• zawsze w liczbie pojedynczej

• zawsze w formie męskiej

• zawsze w brzmieniu zapisanym w akcie

• pomijamy imiona

• zawsze wpisujemy tylko raz

• kolejne wpisywane nazwiska oddzielamy przecinkiem

• nie wpisujemy nazwisk częściowych / niepełnych

UWAGA!  Wszelkie wątpliwości co do zapisu zaznaczamy stawiając na końcu znak zapytania. Znaki zapytania są wskazówką dla weryfikującego – być może jemu uda się odczytać zapis.

– nazwy miejscowości występujących w akcie wpisujemy:

• zawsze w brzmieniu zapisanym w akcie

• kilkuczłonowe nazwy rozdzielamy myślnikami pomiędzy członami, np. Sienica-Klawy

• zawsze tylko raz

• kolejne wpisywane nazwy miejscowe oddzielamy przecinkiem

• nie wpisujemy nazw częściowych / niepełnych

UWAGA! Wszelkie wątpliwości co do zapisu zaznaczamy stawiając na końcu znak zapytania. Znaki zapytania są wskazówką dla weryfikującego – być może jemu uda się odczytać zapis

– uwagi

—> uwagi – w tym miejscu wpisujemy istotne dla genealoga-historyka informacje zawarte w akcie

– autor indeksu

—> autor indeksu – imię nazwisko, inicjały lub pseudonim

– źródło

—> źródło – miejsce, gdzie księgi są przechowywane

Nazwę pliku zapisujemy w formacie:
nazwa księgi_sygnatura
np. 
nurskie_grodzkie_wieczyste_58.xlsx