Na potrzeby indeksacji przygotowano arkusz wzór zawierający następujące kolumny:
– lp (liczba porządkowa)
—> liczba porządkowa pozwala na określenie ilości wpisów w poszczególnej księdze
– sygnatura księgi
—> sygnatura księgi jest wspólna dla całej księgi. Korzystamy z sygnatury nadanej przez Archiwum Główne Akt Dawnych
– rok wpisu
—> rok wpisu – sam rok bez podawania daty dziennej sporządzenia aktu
– numer karty
—> numer strony- jeśli księga posiada paginację stron wpisujemy numer strony według zapisu: 1, 1v, 2, 2v itd.
– rodzaj aktu
—> rodzaj wpisu notujemy w brzmieniu oryginalnym(zwykle po łacinie) – jest on często podany w nagłówku aktu
– nazwiska osób występujących w akcie wpisujemy
• zawsze w liczbie pojedynczej
• zawsze w formie męskiej
• zawsze w brzmieniu zapisanym w akcie
• pomijamy imiona
• zawsze wpisujemy tylko raz
• kolejne wpisywane nazwiska oddzielamy przecinkiem
• nie wpisujemy nazwisk częściowych / niepełnych
UWAGA! Wszelkie wątpliwości co do zapisu zaznaczamy stawiając na końcu znak zapytania. Znaki zapytania są wskazówką dla weryfikującego – być może jemu uda się odczytać zapis.
– nazwy miejscowości występujących w akcie wpisujemy:
• zawsze w brzmieniu zapisanym w akcie
• kilkuczłonowe nazwy rozdzielamy myślnikami pomiędzy członami, np. Sienica-Klawy
• zawsze tylko raz
• kolejne wpisywane nazwy miejscowe oddzielamy przecinkiem
• nie wpisujemy nazw częściowych / niepełnych
UWAGA! Wszelkie wątpliwości co do zapisu zaznaczamy stawiając na końcu znak zapytania. Znaki zapytania są wskazówką dla weryfikującego – być może jemu uda się odczytać zapis
– uwagi
—> uwagi – w tym miejscu wpisujemy istotne dla genealoga-historyka informacje zawarte w akcie
– autor indeksu
—> autor indeksu – imię nazwisko, inicjały lub pseudonim
– źródło
—> źródło – miejsce, gdzie księgi są przechowywane
Nazwę pliku zapisujemy w formacie:
nazwa księgi_sygnatura
np.
nurskie_grodzkie_wieczyste_58.xlsx